Mentre smart working e altre forme di lavoro ibrido continuano a guadagnare popolarità, sempre più persone si chiedono: cos’è esattamente uno spazio di coworking?
In questo articolo faremo una panoramica completa sul mondo dei coworking, scopriremo quali sono le tipologie esistenti e quali sono i servizi generalmente offerti all’interno di questi spazi. Comprenderemo le differenze fra coworking, uffici condivisi e bar coworking; daremo consigli su come scegliere un coworking, capiremo quali professioni e quali lavoratori possono beneficiare di questo tipo di spazio e molto altro ancora.
Indice articolo
Coworking: significato e definizione
La parola coworking deriva dall’inglese e letteralmente significa “lavorare insieme” (“originariamente agg. composto dal v. (to) work (‘lavorare’), con l’aggiunta del prefisso co-”, .
Nella lingua italiana la parola coworking è oggi passata a indicare lo spazio fisico (in inglese “coworking space”) in cui diversi professionisti e freelance si trovano a lavorare, condividendo spese di affitto, servizi e talvolta anche progetti professionali.
In astratto “coworking può indicare anche una tipologia di lavoro caratterizzato “dalla compresenza in uno spazio fisico condiviso di più liberi professionisti che collaborano tra di loro anche in remoto, mettendo reciprocamente a disposizione le proprie competenze specifiche” (Treccani).
In questo articolo, con la parola “coworking” ci riferiremo prettamente allo spazio di lavoro condiviso. In questo senso, useremo come sinonimi della parola coworking le espressioni “coworking space”, “spazio di coworking” e “ufficio condiviso”.
Caratteristiche e servizi
Gli spazi di coworking sono grandi uffici, generalmente open space, organizzati in scrivanie e in postazioni di lavoro di diverso tipo (desk, postazioni singole, uffici arredati privati, ecc.).
Ogni coworker ha generalmente a disposizione:
- una postazione libera o fissa (a seconda del contratto)
- una sedia ergonomica
- una cassettiera/armadietto
- uno spazio dedicato all’interno di una libreria per la catalogazione di fascicoli e documenti di lavoro.
All’interno di un coworking è possibile usufruire di servizi del tutto simili a quelli offerti all’interno degli uffici tradizionali e spesso anche di più.
Un’importante differenza con la logica degli uffici tradizionali è la flessibilità; i contratti di coworking, infatti, generalmente non richiedono vincoli di locazione a lungo termine ed è possibile affittare una postazione mensilmente, giornalmente o con ingressi a carnet.
I servizi di base garantiti pressoché da qualsiasi coworking in Italia sono:
- connessione WiFi
- stampante
- aria condizionata
- utilizzo di sala riunioni (con numero di ore variabile)
I coworking maggiormente attrezzati potranno offrire servizi accessori come:
- tè, caffè e snack
- accesso h24, 7 giorni su 7
- phone booth (cabine telefoniche)
- ufficio virtuale e servizi di domiciliazione postale
- connessione internet in fibra o ad alta velocità
Le tipologie di coworking
Si fa presto a dire “coworking”. Questi luoghi di lavoro esistono in forme e disposizioni diverse, si rivolgono a diverse tipologie di utenti e possono essere caratterizzati da uno specifico “stile lavorativo”. Cerchiamo di riassumere di seguito quali sono le principali tipologie di coworking esistenti attualmente.
Open space
È la tipologia classica e più comune di coworking. Un ampio spazio aperto con grandi tavolate o scrivanie singole e tante postazioni di lavoro. È la soluzione più adatta a freelance o a piccole aziende che non si lasciano spaventare dal rumore causato da telefonate, chiacchierate o altro.
Spazi ibridi (coworking + uffici arredati)
Soluzioni a metà strada fra un classico coworking e un business center. Solitamente dispongono sia di un open space per postazioni singole, sia di un’area dedicata a ospitare uffici arredati privati e attrezzati di ogni comodità. Sono spazi di lavoro ideali soprattutto per piccole aziende che vogliono disporre dei vantaggi un ufficio privato, immerso, però, in un contesto dinamico come quello di un coworking.
Coworking verticali (o di settore)
Non sarebbe bello fare rete con persone che condividono interessi ed esperienze comuni? Questo è esattamente il motivo per cui sono stati costruiti i cosiddetti “coworking verticali”, spazi di lavoro che si rivolgono a professionisti dello stesso settore. Ad esempio, esistono spazi di coworking pensati per le professioni creative (come grafici, fotografi, video maker e artisti), altri che prediligono lavoratori del settore digitale (sviluppatori, SEO, digital marketers, ecc.), altri che si rivolgono alle professioni dell’edilizia (architetti, ingegneri, ecc.). Il vantaggio, in questi casi, risiede nel poter usufruire di servizi e utilities pensati specificamente per una categoria di lavoratori (connessioni iper veloci, strumenti di lavoro, ecc.).
Coworking di incubatori
Sono spazi di coworking particolari e altamente selettivi, generalmente per start-up. Un incubatore è “un’organizzazione che accelera e rende sistematico il processo di creazione di nuove imprese” (definizione della Commissione Europea). Oltre a finanziare direttamente le start-up, l’incubatore aiuta la nuova impresa fornendole una sede fisica che, a differenza dei coworking tradizionali, è dotata di tecnologie e apparecchiature particolari, oltre a fornirle un affiancamento manageriale e un network di competenze.
Bar coworking
I bar coworking (o cafè coworking) sono esercizi pubblici in cui è possibile lavorare in smart working ma che, a differenza dei tradizionali coworking, sono adibiti principalmente alla vendita di bevande e alimenti.
All’interno dei bar coworking sono generalmente garantite una connessione wi-fi e una presa elettrica per connettere il PC. Le formule di utilizzo di questi spazi sono varie, dal pagamento a ore della postazione, all’obbligo di consumazione nel locale fino a veri e propri pacchetti personalizzati.
Per chi sono ideali gli spazi di coworking?
Verrebbe naturale pensare che gli spazi di coworking siano l’habitat ideale di start up e freelance, ma non sono solo queste categorie professionali a poter giovare dei vantaggi di uno spazio di lavoro condiviso.
Liberi professionisti
Oltre ai costi contenuti per l’affitto di una scrivania e alla possibilità di staccare dalla routine del lavoro da casa, uno spazio di coworking costituisce per i lavoratori freelance un ottimo modo per fare network e ampliare la propria rete di conoscenze personali e professionali, con vantaggi in termini di lavoro ma anche di reciproco aiuto nell’attività professionale di tutti i giorni.
Nomadi digitali
Grazie alla loro flessibilità per quanto riguarda prezzi, postazioni e modalità di ingresso, i coworking costituiscono un “appoggio” lavorativo ideale per chi si trova lontano dalla propria città, per piacere o per lavoro. In questi anni sono nati anche molti coworking che integrano, all’interno della propria offerta, anche un servizio di hospitality per digital nomads. Sono i cosiddetti coliving, stutture ibride che al loro interno ospitano uffici condivisi, spazi di coworking e vere e proprie camere per la notte.
Piccole imprese e start-up
Sono sempre di più le piccole imprese che per i propri uffici hanno abbandonato la formula di locazione tradizionale scegliendo contratti più flessibili come quelli di un coworking: nessun anticipo, abbonamenti mensili o annuali e possibilità di scegliere formule ibride studiate ad hoc sulle dimensioni e sulla crescita dell’azienda (ad es. un ufficio arredato + due/tre/quattro postazioni in coworking).
Del resto i coworking sono ormai in grado di fornire a start up e piccole imprese moderne qualsiasi servizio di cui esse hanno bisogno, dalla connessione veloce all’utilizzo della sala riunioni, fino all’organizzazione di eventi e workshop sui temi più disparati.
Aziende No profit
Grazie ai risparmi sui costi, molte aziende del settore no-profit si sono dirette verso questo tipo di scelta. Diversi spazi di coworking inoltre offrono accordi e sconti ad aziende che non hanno scopo di lucro, spesso in convenzione con enti comunali e istituzionali.
I settori professionali
I coworking si rivolgono in particolare ai lavoratori nei settori tecnologici, dei media e della finanza (digital marketer, sviluppatori, copywriter, videomaker, grafici, designer, giornalisti, ecc.). Ma non solo: qualsiasi professione che possa essere svolta agilmente con un PC e una connessione internet è idonea per essere svolta all’interno di uno spazio di coworking.
Unica controindicazione: i coworking non sono biblioteche. Videochiamate, musica, chiacchiere fra colleghi e altri rumori sono all’ordine del giorno. Si sconsiglia dunque l’affitto di una postazione di coworking a quelle professioni che richiedono particolare concentrazione.
Il contratto di coworking e fattura
Non esiste un contratto specifico né un riferimento legale preciso che regoli l’utilizzo di una postazione di coworking. Il contratto di coworking viene stipulato “a forma libera” e i contratti maggiormente simili sono il contratto di locazione e il contratto d’appalto di servizi.
L’oggetto del contratto è la disponibilità della postazione di lavoro (che, come abbiamo visto, può essere una scrivania attrezzata, una postazione libera, un ufficio arredato, ecc.).
Le parti del contratto sono il concedente, ossia la persona fisica o società che possiede l’immobile presso cui sorge il coworking, e l’utilizzatore, ossia il coworker che in base alle proprie esigenze affitta lo spazio di lavoro.
Il corrispettivo pagato per l’utilizzo dello spazio di solito comprende le spese di energia elettrica, la pulizia, la connessione Wi-Fi, la climatizzazione, il riscaldamento dell’ambiente, l’utilizzo dei servizi igienici, ecc.
A volte il corrispettivo può comprendere anche servizi accessori (che è sempre bene specificare all’interno del contratto) come l’utilizzo della sala riunioni (fino a tot ore), l’utilizzo della stampante (fino a tot copie), un certo numero di caffè, servizio di ufficio virtuale, connessione internet ad alta velocità, ecc.
La durata del contratto è libera, solitamente viene stabilita su base mensile, annuale o pluriennale, ma diversi coworking offrono la possibilità di accedere presso i propri spazi con formule a carnet (solitamente a 10 ingressi) o “a ore”.
Da un punto di vista prettamente fiscale, il contratto di coworking è assimilabile a una generica prestazione di servizi, con conseguente aliquota IVA al 22%.
Contratto di coworking e Agenzia delle Entrate
Come abbiamo già spiegato, è sempre meglio mettere per iscritto quali sono i servizi inclusi nel prezzo che il coworker corrisponde per la postazione di lavoro. Ancor meglio se si procede alla registrazione del contratto di coworking presso l’Agenzia delle Entrate, utile in caso insorgessero controversie fra le parti.
La registrazione del contratto di coworking presso l’Agenzia delle Entrate diventa obbligatoria quando le parti decidono di redigere il contratto nella forma di scrittura privata autenticata o di atto pubblico (fonte).
La fattura per coworking
In molti casi (sono soprattutto i coworking medio piccoli a optare per questa strada) si preferisce non stipulare alcun contratto e procedere direttamente all’emissione di una fattura nei confronti dell’utilizzatore del coworking.
La fattura di coworking in questo caso riporterà:
- Il numero e data della fattura
- Intestazione e dati fiscali del proprietario dello spazio (persona fisica o società)
- Intestazione e dati fiscali del coworker o della società che prende in affitto le postazioni
- La descrizione o causale della fattura (ad esempio: “Concessione uso di spazi e servizi di co-working presso [nome spazio] per la durata di [numero giorni, mesi o ingressi]”
- Indicazioni per il metodo di pagamento
- Il regime fiscale applicato (IVA al 22%)
- Calcolo del totale netto da pagare
I prezzi dei coworking
Ovviamente è difficile rispondere alla domanda “quanto costa affittare una postazione in coworking in Italia?” perché i prezzi variano molto in funzione di alcuni fattori:
- la città in cui si trova il coworking
- la tipologia di struttura
- la modalità di pagamento (giornaliero, mensile, trimestrale, annuale, ingressi a carnet, ecc.)
- tipologia di postazione (fissa, libera, in ufficio arredato privato, ecc.)
- i servizi accessori
Generalmente, per una postazione singola si va da un prezzo di affitto minimo di 150€-200€/mese a un massimo di 350€-400€/mese nelle grandi città. Ci sono poi molti coworking che propongono offerte personalizzate a gruppi di lavoratori o aziende per intere scrivanie o aree di lavoro private. Come già detto, ai prezzi pubblicizzati si deve spesso aggiungere l’IVA al 22%.
